Responsabilité sociale

Gouvernance

Prises de décisions

Recueil de données

Les prises de décisions autour du projet de la personne accompagnée prennent appui sur des observations et analyses traduites par des écrits professionnels.
Les prises de décisions pour les demandes d’activités ou d’engagement financier prennent appui sur des projets écrits.
Les décisions prises pour la stratégie institutionnelle prennent appui sur des indicateurs et des retours des professionnels de terrain.

Outil de pilotage

Pour les prises de décisions, les réunions interdisciplinaires, telles que présentées en ce projet sont des outils de pilotage.

Instances de prises de décision

Le travail en DITEP amène à comprendre qu’il n’existe jamais une seule solution dans une situation rencontrée et qu’au-delà de la solution, c’est le processus pour trouver la solution qui importe.
Suivant cette règle, les prises de décisions sont possibles au plus près des situations rencontrées selon trois principes : la confiance, la responsabilité et le contrôle.
Le principe de confiance repose sur l’idée que les personnes en capacité de prendre les décisions sont celles réunies en équipes interdisciplinaires. Dès lors, la prise de décision doit associer la personne accompagnée elle-même, ses proches et différents professionnels représentant la pluralité des interventions du DITEP.

Ce principe de confiance est conforté par le principe de responsabilité qui organise, à travers le Document Unique de Délégations, les différentes responsabilités. Dès lors, ce principe permet à la personne qui porte la responsabilité de trancher une décision lorsque plusieurs options ne trouvent pas consensus. Elle permet à cette personne d’émettre un véto sur les décisions pour lesquelles sa responsabilité est engagée.

Enfin, un contrôle des décisions est opéré par le directeur d’établissement sur les bases suivantes :

  • Les décisions prises respectent l’intérêt des personnes accompagnées ;
  • Les décisions prises sont conformes aux valeurs et références du projet d’établissement ;
  • Les décisions prises ont été prises en équipe interdisciplinaire.

Loyauté des pratiques

La neutralité bienveillante

Les PEP 76 défendent l’idée que la pluralité d’acteurs sur un territoire est signe d’une force démocratique et riche de complémentarité.
A ce titre, les PEP 76 s’interdisent toute volonté hégémonique et font appliquer la règle, auprès des salariés, de neutralité quant aux autres établissements médico-sociaux.

Politique de fournisseurs

Le choix de fournisseurs repose sur des bases transparentes et communicables. Aucun salarié ne doit trouver profit, direct ou indirect, de l’intervention d’un fournisseur.

Veille et conformité réglementaire

L’établissement, à travers le temps ressources, encourage les salariés à poursuivre leur formation personnelle.
Les publications qui font références dans le secteur ASH® et Direction® sont mises à disposition sur les différents sites.
La veille et la conformité réglementaire sont sous la responsabilité du directeur.

Droits de l’homme

Devoir d’alerte

Le décret n°2017-564 du 19 avril 2017 relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte au sein des personnes morales de droit public ou de droit privé ou des administrateurs de l’Etat, prévoit que soit mise en place une procédure permettant à une personne physique de donner une alerte et d’assurer sa protection.
Une procédure qui a pour objet de définir ce qu’est une alerte au sens du décret précité (comment émettre un signalement, les règles à suivre, et les garanties pour les personnes concernées) est affichée dans les différentes antennes.
Aucune autorité ne peut délivrer le statut de lanceur d’alerte. C’est en respectant notamment cette procédure qu’une personne pourra bénéficier du statut protecteur de lanceur d’alerte.

Les faits dénoncés doivent paraître constitutifs :

  • D’un crime ;
  • D’un délit ;
  • D’une violation grave et manifeste :
  • De la loi ou du règlement :
    • D’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France ;
    • D’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France ;
    • D’une menace ou d’un préjudice grave pour l’intérêt général.

Lutte contre les discriminations

Les PEP 76 portent les valeurs d’égalité, de solidarité, d’émancipation des personnes et œuvrent pour faire reconnaître la singularité de chacun. Dès lors, chacun des professionnels agit pour empêcher tout comportement ou propos discriminatoire, quelle qu’en soit la forme.
L’égalité professionnelle entre les Hommes et les Femmes et la Qualité de Vie au Travail font l’objet d’un accord d’entreprise.

Droit du travail

Le respect du droit, et en particulier du code du travail, fait partie intégrante des valeurs associatives.


Sécurité des personnes accompagnées

La mesure de la satisfaction des personnes accompagnées

La mesure collective de la satisfaction des personnes accompagnées fait l’objet d’un traitement annuel dans le cadre d’un questionnaire de satisfaction.
Le développement d’autres modes de recueil fait l’objet d’un groupe de travail.

La gestion des risques

Gestion de crise (Plan Bleu)

Les procédures dites de gestion de crises regroupent l’ensemble des conduites à tenir en prévention, gestion et évaluation des situations de crises. Ces procédures sont regroupées au sein d’un « Plan Bleu ».
Les situations de crises sont notamment :

  • Les conditions météorologiques ayant un impact sur le déroulement des activités
  • L’incendie
  • Les risques chimiques et technologiques
  • Les risques terroristes
  • Les risques d’intrusion et de dégradations
  • Les coupures d’alimentation en eau ou en électricité

Pour des raisons de sécurité, le plan bleu n’est pas accessible en ligne.

Circuit des événements indésirables

Les événements indésirables font l’objet d’une procédure précisant notamment leur circuit interne et externe.
Cette procédure a été réactualisée en janvier 2019.

Prévention des maltraitances

La prévention des maltraitances et leur signalement fait l’objet d’une procédure précisant notamment leur circuit interne et externe.
Cette procédure a été réactualisée en janvier 2019.

Accès au dossier

La procédure d’accès au dossier fait l’objet d’une procédure non diffusée à ce jour.

Circuit du médicament

Le circuit du médicament fait l’objet d’une procédure traçant le parcours du médicament et son administration.
Cette procédure a été réactualisée en mars 2019.

Urgences

Un ensemble de protocoles d’urgences a été travaillé par un COPIL associatif.
Il a été réactualisé en février 2019.

La gestion documentaire et l’informatisation des données

La gestion documentaire et l’informatisation des données est aujourd’hui en développement.

Le bureau à distance

Les outils de travail bureautique et la sauvegarde des documents sont possibles par le bureau à distance. Le serveur, hébergé par OVH, permet une sécurité et une accessibilité des données accrues.

Le dossier papier

L’accès au dossier fait l’objet d’une procédure en cours d’actualisation.

Avec l’arrivée d’AIRMES, le dossier papier va disparaître progressivement.

Système d’informations


Le logiciel AIRMES est déployé à partir du 1er septembre 2019 pour être pleinement opérationnel au premier semestre 2020.

Ces fontionnalités permettent de retrouver à un seul endroit :

  • Le dossier de l’usager regroupant les données administratives et médico-socio-psycho-éducatives des personnes accompagnées.
  • Le cahier de transmissions qui permet de transmettre facilement et retrouver rapidement une information partagée avec les professionnels des équipes interdisciplinaires.
  • Les plannings partagés centralisés en un seul endroit : plannings des personnes accompagnées, professionnels, matériel et locaux.
  • Les projets personnalisés
  • Les suivis et médicaments
  • Le cahier de correspondance avec les familles et les partenaires.

Relations et conditions de travail

L’organigramme

L’organigramme est réactualisé à chaque modification. Le fonctionnement en Dispositif ITEP amène à penser l’organigramme de manière matricielle. Une structure matricielle repose sur le principe de dualité au niveau du contrôle et de la gestion.
La structure de l’emploi et le découpage de l’activité se fait selon deux critères – la fonction et le projet.
Ainsi, chaque salarié a plusieurs supérieurs : responsable fonctionnel en fonction des activités qu’il mène ou des projets sur lesquels il travaille et un responsable permanent, dit responsable hiérarchique.

L’organigramme est accessible ici

La politique de recrutement

Le Dispositif ITEP procède en toute autonomie aux recrutements des personnels (hors médecin et personnel d’encadrement). Il a initié depuis quelques temps une démarche proactive dans le recrutement de salariés en situation de handicap avec succès.
Le Dispositif ITEP est appelé dans les mois et années à venir à faire profiter de son expertise l’ensemble de l’association qui souhaite s’inscrire dans une démarche volontariste en la matière.

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

L’ensemble des fiches emploi de l’association a été réalisé fin 2018, après détermination des filières métiers. Il s’agit aujourd’hui pour l’association de décliner ces fiches emploi en fiches de poste. Actuellement les fiches de poste des directeurs de chaque établissement ont été réalisées. Le travail se poursuit avec les fiches de poste des chefs de service. Une fois celles-ci finalisées, un travail avec chaque chef de service du Dispositif ITEP et des autres établissements gérés par l’association, sur l’élaboration des fiches de poste de chaque salarié débutera. L’ambition est de pouvoir revenir vers les salariés avec des projets de fiches de poste en juin 2019.

Ce travail sur les fiches de poste aura pour objectifs :

  • reconnaitre les missions effectuées par le salarié et les compétences nécessaires à la réalisation de ces missions
  • visualiser la structure d’emploi de l’association et donc du DITEP et anticiper ses éventuelles évolutions
  • identifier les situations de travail différentes
  • permettre une meilleure analyse des besoins individuels en formation
  • permettre une évaluation professionnelle pertinente

La politique de formation

La formation professionnelle fait l’objet d’un plan annuel de développement des compétences. Il est construit à partir des attentes des salariés, des besoins identifiés lors des entretiens professionnels, des besoins indentifiés à partir des événements indésirables et des perspectives d’évolution du Dispositif.
Le départ en formation peut se faire à l’initiative du salarié ou du directeur. Dans tous les cas, la participation à des actions de formation est obligatoire.

Le bilan social et le dialogue social

Les accords en négociation sont :

  • accord d’entreprise relatif à la création et aux modalités de fonctionnement du Comité Social et Economique, ainsi qu’à la mise en place de représentants de proximité
  • accord sur la mise en place du forfait jour pour les personnels de direction et d’encadrement
  • mise en place au 1er septembre 2019 de l’accord d’entreprise sur les conditions d’ouverture et d’alimentation du CET

Les conditions générales de travail

Les PEP 76 appliquent la convention collective du 15 mars 1966. Des accords d’entreprise viennent encadrer le recours à l’annualisation.

Les conditions de sécurité (CHSCT et DUERP)

Le DUERP du DITEP fait l’objet en 2019 d’un plan d’action, afin de répondre aux différents risques physiques inscrits.

En parallèle, l’Association, en étroite collaboration avec le CHSCT, a initié en 2018, la démarche d’évaluation des RPS dans un souci de complétude des DUERP des différents établissements, d’une meilleure prise en compte de ces risques et donc de la prévention de ces derniers.

La démarche est la suivante :

  • journée d’information sur les RPS à destination des directeurs et des membres du CHSCT (novembre 2018)
  • constitution de groupes projet «évaluation des RPS» dans chaque établissement. Ces groupes projet sont constitués d’un salarié de chaque métier (éducatif, paramédical, service généraux, administratif et encadrement) , du membre du CHSCT référent de l’établissement et de la DRH.
  • réunion du groupe projet «évaluation des RPS» dans chaque établissement autour d’un outil commun : le questionnaire «faire le point» établi par CHORUM, afin d’avoir un premier bilan en matière de RPS. Une synthèse des réponses est ensuite réalisée afin de dégager les premiers constats (en positif ou en négatif) en matière de RPS. Par la suite, une communication à l’ensemble des salariés les informant de la démarche d’évaluation est faite. L’ensemble des salariés est sollicité en réunion de petits groupes-métier autour d’un document permettant une réflexion sur les éventuels facteurs de RPS. Ces réunions sont animées par les membres du groupe projet et en cas de besoin avec le soutien de la DRH. La synthèse des échanges permettra d’identifier les différents RPS présents dans les établissements, de compléter les DUERP et d’envisager un plan d’action en face de ces risques. Cette démarche doit aboutir d’ici la fin de l’année 2019.

Qualité de vie au travail

Une attention particulière est portée aux pratiques de management respectueuses des personnes et de leur singularité. Ainsi, chaque chef de service rend transparent ses pratiques de management dans le cadre de son projet de service. Il est évalué sur des pratiques de management responsables et respectueuses.

Objectifs prioritaires retenus dans le cadre des relations et conditions de travail

  • Créer un répertoire ou une cartographie emplois/compétences et sa déclinaison en fiches de poste
  • Inclure les risques psychosociaux dans les documents uniques d’évaluation des risques et adjoindre un plan d’actions pour chaque document unique d’évaluation des risques
  • Assurer un conseil RH et un appui managérial aux managers de proximité.

Protection de l’Environnement

La protection de l’environnement est un enjeu avant tout social. Le Dispositif ITEP s’engage à mettre en oeuvre un groupe de travail «Environnement» chargé de faire des propositions en matière de :

  • Politique de transports
    • Utilisation des transports en commun et modes de transport doux
    • Déplacements professionnels
  • Utilisation responsable des ressources
  • Les Achats responsables par la rédaction d’un cahier des charges pour les fournisseurs
  • Gestion des déchets.

Loyauté des pratiques

Principes généraux d’organisation

Depuis 2009, l’association a contractualisé avec l’Agence Régionale de Santé et a signé 2 Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens (CPOM) en 2009 et 2016.
Depuis l’exercice budgétaire 2017, l’association est entrée dans la logique du nouveau cadre budgétaire EPRD / ERRD : Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses / Etat Réalisé des Recettes et des Dépenses.
Ainsi, le pilotage budgétaire est assuré par la Direction Générale de l’association dans le cadre de la dotation globale commune.

Procédure d’engagement des dépenses

Dans le cadre du budget alloué, le directeur, dans le strict respect de ses délégations, ordonne les dépenses relatives au fonctionnement de la structure.
Les demandes de dépenses font l’objet d’une procédure interne revue en juin 2019.
Il rend compte annuellement de sa gestion devant la Commission de Contrôle Budgétaire et Financier et le Conseil d’Administration par le biais d’un rapport budgétaire.
L’engagement des dépenses est supervisé par le Directeur Administratif et Financier qui rend compte au Directeur Général de toute difficulté.

Le contrôle de gestion interne

Le déroulement de l’exercice budgétaire fait l’objet de contrôles à 3 niveaux :
Un premier contrôle régulier assuré par le Directeur Administratif et Financier sur les engagements de dépenses et factures ordonnées par le directeur.
Un second contrôle mensuel par la Commission de Contrôle Budgétaire et Financier issue du Conseil d’Administration de l’association.
A la clôture de l’exercice, les comptes des établissements, services et de l’association sont certifiés par les Commissaires Aux Comptes.

La politique d’investissement

La politique d’investissement est pilotée au niveau de la Direction Générale sur la base des besoins recensés par les directeurs des établissements et services.


Ancrage territorial et développement local

Implication dans le développement social des territoires

Les PEP 76 siègent à travers le directeur du dispositif ITEP dans les Conseil Territorial de Santé de Dieppe.
Un partenariat avec les municipalités de Dieppe et Rouen doit être formalisé.

Implication dans le développement des politiques publiques

Les PEP 76 siègent auprès de différentes instances chargées de faire évoluer les politiques publiques en prenant en compte les besoins des personnes.
A travers son directeur général, elles siègent à la CRSA en qualité de Vice-Président.
A travers ses directeurs d’établissements, elles siègent au Conseil Territorial de Santé de Dieppe, Rouen et Le Havre.